#8 Wat is systeem II en hoe zorgt Systeem II ervoor dat er coördinatie binnen een organisatie werkt.

Invloed Vergroten: vergroot je invloed op jezelf en anderen!

Voor meer info, zie: https://www.invloedvergroten.nl/

Het Viable System Model (VSM), ontwikkeld door Stafford Beer in de jaren '70, is een raamwerk voor het analyseren en ontwerpen van organisaties op zodanige wijze dat ze levensvatbaar en in staat zijn om te overleven in een veranderende omgeving. Het model is gebaseerd op de theorie van cybernetica, de wetenschap van communicatie en controle in dier en machine, en vindt inspiratie in de complexe structuur van het menselijk lichaam. Een van de kerncomponenten van dit model is Systeem 2, dat een cruciale rol speelt in de coördinatie en stabilisatie van de interacties binnen de organisatie.

**Systeem 2: De Rol van Coördinatie en Stabilisatie**

In het Viable System Model bestaat een organisatie uit vijf onderling verbonden systemen, die samenwerken om levensvatbaarheid en aanpassingsvermogen aan de omgeving te waarborgen. Systeem 2 is verantwoordelijk voor het coördineren van activiteiten tussen de verschillende operationele eenheden van Systeem 1, om oscillatie en conflicten te minimaliseren die de efficiëntie en effectiviteit van de organisatie kunnen ondermijnen.

Systeem 1 omvat de operationele eenheden die de primaire activiteiten van de organisatie uitvoeren. Hoewel deze eenheden autonoom zijn en zich aanpassen aan hun specifieke omgevingsvereisten, is er een inherente behoefte aan coördinatie om te zorgen dat hun acties congruent zijn met de algehele doelstellingen van de organisatie. Hier komt Systeem 2 in beeld, dat mechanismen biedt voor het oplossen van interoperationele conflicten en het faciliteren van synergie door middel van gestandaardiseerde processen, communicatieprotocollen, en gedeelde regels of normen.

**Het Belang van Systeem 2**

Zonder effectieve coördinatie door Systeem 2 kunnen operationele eenheden in een staat van dissonantie verkeren, wat leidt tot inefficiënties, verspilling van middelen, of zelfs tot het falen van de organisatie om zich aan te passen aan externe veranderingen. Systeem 2 zorgt voor een stabiel operationeel kader waarbinnen eenheden kunnen functioneren, terwijl het toch flexibiliteit en autonomie bevordert. Dit evenwicht tussen autonomie en coördinatie is essentieel voor de levensvatbaarheid van de organisatie.

**Uitvoering van Systeem 2 Functies**

De uitvoering van Systeem 2-functies kan variëren afhankelijk van de specifieke context en behoeften van de organisatie. Het kan gaan om het opstellen van gedetailleerde procedures voor gegevensuitwisseling, het implementeren van interdepartementale teams of comités die toezicht houden op de afstemming van activiteiten, of het gebruik van geavanceerde informatiesystemen die real-time data over operationele prestaties leveren en analyseren.

**Uitdagingen en Overwegingen**

De implementatie van Systeem 2 staat voor uitdagingen, waaronder het risico van overregulering, waarbij te strenge coördinatiemechanismen de flexibiliteit en creativiteit van operationele eenheden kunnen beperken. Het vereist een zorgvuldige balans om ervoor te zorgen dat coördinatie de operationele doeltreffendheid versterkt zonder de innovatie te hinderen.

**Conclusie**

Systeem 2 van het Viable System Model speelt een essentiële rol in het waarborgen van de cohesie en coördinatie binnen organisaties, essentieel voor het behoud van hun levensvatbaarheid in een complexe en dynamische omgeving. Door effectieve coördinatiemechanismen te implementeren, kunnen organisaties interne conflicten minimaliseren, synergieën bevorderen en zich effectief aanpassen aan externe veranderingen. Het begrip en de toepassing van Systeem 2-principes kunnen organisaties helpen om een evenwicht te vinden tussen autonomie en controle, wat cruciaal is voor duurzaam succes.